apa yang paling penting dari sebuah lembaga yang bergerak bidang jasa seperti rumah sakit,hotel dan pendidikan? hal yang penting adalah pelayanan. Mengapa? karena lembaga jasa ini tidak menjual barang sebagai produk utama, namun menjual jasa. Mengapa orang tua menitipkan anaknya ke UIN padangsidimpuan? mengapa siswa sekolah mau daftar kuliah di UIN? itu semua bukan karena ingin Because they want to buy a better version of themselves
Jika kita tahu tujuan mereka kuliah adalah membeli versi mereka sendiri yang labih baik , dari sisi ilmu dan skill maka kita harus memberi layanan terbaik. Sebagai pegawai maka layanan terbaik itu bisa kita lakukan susuai porsi kita diantaranya saya kasih contoh real
- 1. Memasang Nama dan Nomor WA yang bisa dihubungi di meja atau kantor
- 2. Membalas Pesan WA atau menelpon balik stakeholder yang telpon
- 3. Menyederhanakan persyaratan administrasi
- 4. Mengarahkan tamu atau mahasiswa ke yang bertanya ke tujuan yang benar
- 5. Setelah selesai melayani sampaikan apakah masih ada yang bisa dibantu?
- 6. Belajar dari kesalahan dan kekurangan misal saat pemeriksaan kurang dokumen X maka idealnya di pemeriksaan berikutnya dokumen X ini sudah ada
- 7. Tanggap dan segera mencari data yang tidak tersedia jika pimpinan bertanya. Tanpa pimpinan harus secara explicit memerintah
- 8. sering sering berkoordinasi dengan Unit lain terkait data . (sharing data) jangan membuat data baru yang sebenarnya sudah di kerjakan pihak lain
- 9. Mengevaluasi setiap kegiatan dengan Survey. apakah tahun depan kegiatan ini bisa dipertahankan
- 10. Membuat Log dan agenda harian serta mingguan yang akuntable
- 11. Belajar Empati, bukan simpati
Dari sini kita banyak menemukan banyak hal hal yang bisa kita lakukan inovasi. apa yang menjadi penghambat layanan? apakah jangan jangan kita sendiri yang jadi penghambat karena sudah dihubungi. atau karena SOP yang terlalu berbelit belit yagn perlu disederhanakan. Inovasi jangan dibatasi hanya tugas TIPD, inovasi bisa dilakukan oleh setiap diri kita. Sebagai contoh alumni yang meminta surat keterangan tidak harus datang ke kampus, cukup WA ke petugas dan setelah surat selesai langsung di kirim ke Alumni.
ujung dari pelayanan prima adalah ke citra positif di masyakat yang secara tidak langsung kita menjadikan mahasiswa, alumni dan stakeholder yang puas menjadi agen agen marketing UIN . Target besarnya adalah Bukan kita saja yang mempromosikan diri tapi orang lain yang mempromosikan bagusnya layanan UIN.
Di sesi ini saya tutup dengan perlunya menggaungkan “INTERNASIONALISASI KAMPUS” dalam diri kita masing masing. misal sudah saatnya kita belajar bahasa arab dan inggris. ketika anak anak asrama yang mempunyai program bahasa, seharusnys setiap bagian administrasi mengambil bagian dalam hal mensukseskan program bahasa. Misal kita buat setiap hari senin – selasa bahasa indonesia, rabu bahasa batak, kamis bahasa inggris dan hari jumat pelayan berbahasa Arab.
Jika bapak ibu melihat keluar, masyarakat menganggap kita itu semua dosen atau minimal lebih paham agama dibanding pegawai di luar uin, maka sudah saatnya kita terapkan TEO itu dalam diri kita, tunjukan dengan lebih bertakwa apalagi saat ini sudah ada masjid baru.
saya tutup dengan satu ayat
Artinya: “Dan sekiranya penduduk negeri beriman dan bertakwa, pasti Kami akan melimpahkan kepada mereka berkah dari langit dan bumi, tetapi ternyata mereka mendustakan (ayat-ayat Kami), maka Kami siksa mereka sesuai dengan apa yang telah mereka kerjakan.” (QS Al-A’raf Ayat 96)