UIN Kendari dan UIN Gorontalo Belajar Strategi Migrasi Data PDDIKTI, Website, dan Email dari UIN SYAHADA
Padangsidimpuan — Kepala UPT Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPD) UIN Syekh Ali Hasan Ahmad Addary (UIN Syahada) Padangsidimpuan, Candra Adi Putra, S.Kom, menjadi pemateri dalam Sharing Session bersama tim TIPD UIN Kendari dan UIN Gorontalo. Kegiatan ini menjadi ruang berbagi pengalaman dan strategi dalam menghadapi proses migrasi Data PDDIKTI, Website dan Email setelah 2 PTKIN tersebut beralih bentuk dari Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menjadi Universitas Islam Negeri (UIN). Sesuai dengan Perpres Nomor 48 Tahun 2026 Tentang Perubahan IAIN Gorontalo menjadi UIN Gorontalo dan Perpres Nomor 49 Tahun 2026 tentang Perubahan status IAIN Kendari menjadi UIN Kendari.
Sharing session tersebut dilakukan lewat Zoom pada tanggal 5 Agustus 2026 yang diikuti antara lain oleh Kepala UPT TIPD IAIN Kendari Ibrahim Iskandar, S.E., M.E beserta timnya serta serta tim TIPD UIN Gorontalo,Alfian Erwinsyah, M.Pd. Pembahasan difokuskan pada tiga aspek penting, yakni migrasi dan pemutakhiran data PDDIKTI, migrasi website dari IAIN ke UIN, serta migrasi layanan email institusi.
Dalam pemaparannya, Candra menekankan bahwa pekerjaan paling krusial dalam proses migrasi bukan sekadar memindahkan sistem, tetapi memastikan data yang akan dimigrasikan benar-benar valid, lengkap, dan bersih. Menurut pengalaman UIN Syahada, proses tersebut harus dimulai dengan menyisir data mahasiswa di PDDIKTI, terutama mahasiswa yang belum terlapor, mahasiswa yang sudah tidak aktif, mahasiswa yang telah drop out, pindah program studi, mutasi, maupun data lama yang sudah tidak memiliki keberadaan akademik yang jelas.
“Tugas terberat sekarang tim TIPD dan tim PDDIKTI adalah memastikan datanya valid, tuntas, tidak ada yang tertinggal. Selama itu valid dan aman, migrasi selesai,” menjadi salah satu penekanan Candra dalam sesi tersebut.
Ia juga membagikan pengalaman UIN Syahada dalam melakukan pembersihan data. Sebelum proses cleansing, data mahasiswa tercatat sekitar 9.000, namun setelah dilakukan verifikasi dan pembersihan, jumlahnya menjadi sekitar 8.500. Selisih tersebut, menurut Candra, berasal dari data mahasiswa yang memang sudah tidak aktif, drop out, mengundurkan diri, melewati masa studi, atau tidak lagi memiliki status akademik yang sesuai.
“Yang penting adalah bersih SIAKAD, bersih PDDIKTI,” ujarnya, seraya menekankan perlunya koordinasi erat antara TIPD dan bidang akademik untuk memastikan setiap status mahasiswa memiliki dasar administrasi yang jelas.
Selain persoalan data mahasiswa, Candra mengingatkan pentingnya memperhatikan SK kelulusan, SK yudisium, data mahasiswa pindahan, serta konsistensi tanggal dan dokumen akademik sebelum migrasi. Hal tersebut berkaitan dengan proses penyesuaian data kelembagaan dan akreditasi setelah perubahan bentuk perguruan tinggi.
Salah satu isu yang mendapat perhatian adalah bagaimana posisi SK pendirian program studi setelah perguruan tinggi beralih menjadi UIN. Candra membagikan pengalaman UIN Syahada bahwa persoalan tersebut perlu dikonsultasikan dan dipastikan dengan pihak terkait agar tidak menimbulkan persoalan ketika data program studi tampil di PDDIKTI maupun ketika dilakukan penyesuaian dokumen akreditasi.
Menurutnya, migrasi juga bukan berarti melakukan akreditasi ulang. Perubahan nama dan bentuk kelembagaan membutuhkan penyesuaian dokumen akreditasi, sehingga pekerjaan TIPD dalam memastikan data dan dokumen akademik bersih menjadi bagian penting dari keseluruhan proses.
Website dan Email: Jangan Sampai Migrasi Memutus Jejak Digital
Pada bagian lain, Candra membahas migrasi website dan layanan email yang menjadi perhatian khusus bagi perguruan tinggi yang sedang bertransformasi. Ia menyarankan agar domain lama tetap dipertahankan dan dikelola dengan baik sehingga berbagai tautan lama, publikasi, artikel, maupun informasi yang telah tersebar di internet tidak tiba-tiba kehilangan akses.
Untuk website, salah satu pendekatan yang dibahas adalah menjaga agar tautan lama tetap dapat diakses melalui mekanisme pengalihan (redirect), sehingga pengguna yang masih membuka alamat lama tetap diarahkan ke website baru. Candra menekankan bahwa tahap akhir yang tidak boleh diabaikan adalah pengujian (testing), karena meskipun secara konfigurasi migrasi terlihat aman, tetap mungkin terdapat sejumlah tautan atau layanan yang tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Sementara untuk email, Candra menawarkan konsep migrasi yang mengutamakan kelancaran transisi tanpa memutus email lama. Domain baru dapat ditambahkan dan diverifikasi pada layanan email, kemudian domain baru dijadikan domain utama, sementara alamat email lama tetap dapat digunakan melalui mekanisme alias. Dengan demikian, pengguna tidak harus kehilangan akses maupun isi komunikasi sebelumnya hanya karena perubahan domain institusi.
Menurut Candra, pendekatan tersebut penting untuk memberikan kepastian kepada dosen dan tenaga kependidikan. “Biar tenang, biar enggak panik,” menjadi salah satu pertimbangan yang ia tekankan ketika membahas transisi email institusi.
Migrasi Tidak Sebaiknya Dilakukan Sendiri
Candra juga membagikan pengalaman bahwa proses migrasi akan lebih efektif apabila perguruan tinggi yang memiliki kondisi serupa berkoordinasi dan melakukan konsultasi secara bersama-sama.
Ia menyarankan UIN Kendari dan UIN Gorontalo untuk tidak berjalan sendiri-sendiri dalam menghadapi persoalan migrasi, terutama ketika membutuhkan konsultasi kepada pihak terkait di tingkat pusat. Dengan berbagi pengalaman dan kasus, persoalan yang muncul di satu perguruan tinggi dapat menjadi pembelajaran bagi perguruan tinggi lainnya.
“Migrasi bareng itu enak. Jangan jalan sendiri-sendiri,” ujarnya.
Sharing session kemudian berkembang menjadi diskusi mengenai berbagai persoalan teknis dan kelembagaan, termasuk pengelolaan domain, penamaan website, hingga kebutuhan menetapkan nama domain institusi melalui kebijakan resmi agar tidak menimbulkan persoalan di kemudian hari.
Di akhir sesi, Candra menegaskan bahwa keberhasilan migrasi bukan hanya ditandai dengan berpindahnya sistem dari IAIN ke UIN, tetapi juga dengan tersedianya data akademik yang valid, layanan digital yang tetap berjalan, serta transisi administrasi yang tidak mengganggu pengguna.
“Selama datanya valid dan aman, migrasi selesai,” tegasnya.
Sharing session tersebut sekaligus memperlihatkan pentingnya kolaborasi antar-UPT TIPD PTKIN dalam menghadapi transformasi digital dan kelembagaan. Pengalaman UIN Syahada yang telah melalui proses migrasi menjadi referensi praktis bagi UIN Kendari dan UIN Gorontalo yang tengah menyiapkan proses serupa.
